le Service Energie et Environnement

Assistant de direction (h/f)

Contexte

 

La Communauté du Pays Voironnais (31 communes – 93 000 habitants) qui intervient dans 4 grands secteurs (Développement économique et emploi-formation, Environnement, Aménagement et équilibre social) recherche, un(e) Assistant(e) de Direction pour le service Énergie et Environnement / Direction de projets dans le cadre d’un remplacement.

Description des activités liées aux postes

Sous la responsabilité de la Directrice du service, vous êtes chargé(e) d’assurer les missions d’assistant(e) de direction pour le Service énergie et environnement élargi à la Direction de projets (5 cadres).

Vous êtes amené à travailler en collaboration avec d’autres assistantes de services de la collectivité ainsi que des partenaires extérieurs ou des élus.

Vous êtes en charge de :

- Accueil téléphonique et physique : renseigner les interlocuteurs et relayer si nécessaire au bon interlocuteur, recevoir, filtrer et transmettre les messages téléphoniques, adapter son discours en fonction de l’interlocuteur ;

- Organisation de la vie professionnelle  :  gestion des agendas et prise de rendez-vous en fonction des priorités, rappeler des informations importantes et transmettre des messages, organiser les éventuels déplacements ;

- Organisation et planification de réunions : planifier et assurer le suivi de réunions, réserver les salles, rédiger les ordres du jour en concertation avec la personne organisatrice au sein du service, respecter les délais de transmission de documents avant / après les réunions. Gestion logistique d’événements spécifiques.

- Gestion des actes administratifs du service : délibérations, décisions, conventions...

- Réalisation et mise en forme de travaux de bureautique divers : rédaction de courriers, notes, tableaux de bord, diaporamas… ;

- Tri, classement et archivage de documents / Suivi des stocks - commande de fournitures / rédaction de bons de commande ;

- Enregistrement du courrier arrivé du service sur le logiciel courrier de la collectivité (Acropolis) et suivi de ce courrier.

- Actualisation de la base intranet(Pl@net)  pour le service.

Vous assurez la gestion des aides « énergie » allouées aux habitants par la collectivité en partenariat avec l’Association instructrice : suivi de l’avancement des dossiers, courriers d’attribution, mises en paiement auprès du service finances…

Vous avez en charge le suivi des subventions liées aux projets du service : regroupement des pièces justificatives, respect des échéances de demandes de versements, tenu d’un tableau de bord…

Vous êtes amené à assister les cadres du service dans l’élaboration de leurs projets : recherches diverses, conceptions de documents...

 

Diplômes requis / compétences

Bac à Bac + 2

- Connaissance du fonctionnement des collectivités territoriales appréciée

- Maîtrise des outils informatique de bureautique : Libre Office, logiciels métiers (Docushare, WebDelib, Acropolis, CIRIL finances)

- Règles d’orthographe, syntaxe et grammaire

- Principes rédactionnels des notes et compte rendu

- Capacité à travailler en équipe

- Rigueur et sens de l’organisation

Caractéristiques du poste

- Poste en CDD de 6 mois à temps complet, dans le cadre d’un remplacement

- Lieu de travail : VOIRON

- Recrutement : dès que possible

- Statut : catégorie C

- Date limite de dépôt des candidatures : 20/02/2020

 

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