le Service Administration générale et communication interne

Assistant administratif à 80% H/F

Contexte

La Communauté d’Agglomération du Pays Voironnais (31 communes – 98 000 habitants – 6 grands secteurs d’intervention : culture et patrimoine, mobilités, environnement, développement économique et emploi, aménagement du territoire et solidarités) recherche pour son service Administration générale et communication interne un(e) assistant(e) administratif(ve) H/F, poste non permanent à temps non complet 80 % à pourvoir dans le cadre d’un remplacement d’un agent absent.

Description des activités liées aux postes

Sous la responsabilité de la Directrice du service, vous assurerez les missions suivantes :

 

Administratif :

 

  1. Gérer les instances : conférence des maires et conférence communautaire de la collectivité. Une instance par mois. Mise à disposition de documents, préparation logistique de la salle, participation à la séance en soirée et prise de notes en direct. Réalisation d’un compte rendu exhaustif dans le temps imparti.

     

  2. Participer au processus du Conseil communautaire : utilisation de logiciels métiers spécifiques, mise à disposition des documents sous divers supports.

     

  3. Assurer le remplacement de l’agent en charge du conseil communautaire si besoin : présence en séance, réalisation du compte rendu...

 

  1. Diverses missions de secrétariat nécessitant de la polyvalence (réalisation des rapports dont celui sur l’égalité femmes-hommes de la collectivité, réalisation de bons de commande, de comptes rendus de réunions, mise en ligne de documents, etc).

     

  2. Assurer le remplacement de la personne en charge du tri du courrier (pendant ses congés, formations, arrêts ; remplacement du lundi au vendredi en matinée), tri du courrier en fonction des spécificités des plis et des demandes des services.

     

 

Communication interne :

 

  1. Réaliser des actions de communication interne notamment pour l’accueil des nouveaux arrivants :

    -organisation des journées rencontres des nouveaux arrivants (calage du planning, mise à jour des supports en lien avec les intervenants si nécessaire, invitation des participants, suivi de fichiers, installation logistique, participation effective aux journées : animation, gestion de groupe).

     

  2. Effectuer une veille active sur l’outil intranet à destination des agents de la collectivité : former les collègues à l’outil, mise en ligne d’informations pour faire vivre l’outil, lien avec les référents pour la mise à jour des pages, soutien technique ; être force de proposition pour améliorer l’outil ; participer aux réunions du comité.

     

  3. Réaliser des documents de communication interne (créativité, esprit de synthèse)

 

  1. Participer activement aux temps forts de la communication interne : être force de proposition sur l’ animation des journées (benchmarking et proposition d’animations, ateliers..), logistique des événements (réservation de salle, commandes de buffets, équipe de service à prévoir), présence aux événements.

Diplômes requis / compétences

DIPLOMES REQUIS :

Formation supérieure BAC/BAC+2

 

COMPÉTENCES TECHNIQUES ET RELATIONNELLES :

 

- Maîtrise de l’outil informatique (Libre Office, suite open office) la connaissance des logiciels métiers : webdelib, iparapheur, docushare peut être un plus

- Connaissance des collectivités territoriales et des marchés publics

- Très bonne qualité rédactionnelle et de synthèse

- Maîtrise de l’orthographe impérative

- Rapidité de compréhension et de traitement de l’information

- Bonnes qualités relationnelles

- Créativité

- Rigueur, discrétion, sens du détail, précision, sens pratique, disponibilité.

Caractéristiques du poste

Poste non permanent à temps non complet 80 % nécessitant une disponibilité tous les matins.

CDD renouvelable jusqu’au retour de l’agent remplacé.

Statut : Catégorie C de la FPT ,contractuel, remplacement

Lieu de travail : Voiron

Date limite de dépôt des candidatures: 24/11/2022

Date de recrutement : dès que possible

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